← Powrót do rezerwacji

POLITYKA PRYWATNOŚCI I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH ODESSA CLUB

1. ADMINISTRATOR DANYCH

  1. Administratorem danych osobowych jest Odessa Club spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (01-210), ul. Kolejowa 8c, KRS:, NIP: 5272759629 (dalej: „Administrator" lub „Klub").
  2. Kontakt z Administratorem w sprawach danych osobowych: e-mail kontakt@odessaclub.pl, tel. +48 666 662 221, adres korespondencyjny jak wyżej.
  3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

2. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH

W zależności od relacji z Klubem Administrator przetwarza w szczególności:

  1. Dane kontaktowe — imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu.
  2. Dane do zawarcia i realizacji umowy — adres, a w przypadku przedsiębiorców: firma, NIP, REGON, KRS, adres siedziby; dane osoby reprezentującej.
  3. Dane rozliczeniowe — dane niezbędne do wystawienia faktury, informacje o płatnościach (Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych — obsługuje je Operator płatności).
  4. Dane dotyczące rezerwacji i wydarzenia — termin, liczba gości, format imprezy, zakres usług, treść korespondencji.
  5. Dane techniczne i dowodowe — adres IP, data i godzina akceptacji umowy/regulaminu, treść zaakceptowanych dokumentów, logi Serwisu.
  6. Dane z plików cookies — zgodnie z sekcją 9.

3. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

CelPodstawa prawna (RODO)Uwagi
Sprawdzenie dostępności terminu, kontakt zwrotny na zapytanieart. 6 ust. 1 lit. b (czynności przed zawarciem umowy) oraz lit. f (uzasadniony interes: obsługa zapytań, zapobieganie nadużyciom)podanie e-maila i telefonu jest warunkiem skorzystania z funkcji
Zawarcie i wykonanie umowy najmu / rezerwacjiart. 6 ust. 1 lit. bdane niezbędne do umowy
Obsługa płatnościart. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c (obowiązki prawne)z udziałem Operatora płatności
Wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowychart. 6 ust. 1 lit. c (ustawa o rachunkowości, przepisy podatkowe)okres wymagany przepisami
Rozpatrywanie reklamacjiart. 6 ust. 1 lit. b, lit. c oraz lit. f
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń (w tym dowód akceptacji umowy, zapis IP i czasu)art. 6 ust. 1 lit. f (uzasadniony interes)zabezpieczenie interesu prawnego Klubu
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i zapobieganie nadużyciom (np. nieuprawnione sprawdzanie terminów)art. 6 ust. 1 lit. f
Marketing bezpośredni własnych usług (np. newsletter, przypomnienie o wolnych terminach)art. 6 ust. 1 lit. f, a w zakresie e-mail/SMS — na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) i przepisów o komunikacji elektronicznej

4. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

  1. Dane z zapytań o dostępność, które nie doprowadziły do zawarcia umowy — przez okres do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, w celach kontaktowych i dowodowych, a następnie usuwane lub anonimizowane.
  2. Dane związane z zawartą umową — przez czas jej trwania, a po jej zakończeniu przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z Kodeksu cywilnego.
  3. Dane w dokumentach księgowych — przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego).
  4. Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania.
  5. Dane przetwarzane na podstawie uzasadnionego interesu — do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub ustania celu.

5. ODBIORCY DANYCH (PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE I INNI)

Dane mogą być udostępniane lub powierzane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w niezbędnym zakresie i na podstawie umów powierzenia lub przepisów prawa:

  1. Operator płatności — Viva Payment Services S.A. (viva.com) — w celu obsługi płatności online;
  2. Dostawca hostingu i poczty — nazwa.pl sp. z o.o. — w celu utrzymania Serwisu i skrzynek e-mail;
  3. Biuro rachunkowe obsługujące Administratora — w celu obsługi księgowej i podatkowej;
  4. Dostawcy narzędzi IT i komunikacji wykorzystywanych przez Klub — w niezbędnym zakresie;
  5. Podmioty świadczące usługi prawne, windykacyjne, doradcze — w razie potrzeby dochodzenia lub obrony roszczeń;
  6. Organy publiczne — gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

6. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

  1. Co do zasady dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
  2. Jeżeli którykolwiek z dostawców narzędzi (np. usług chmurowych, analitycznych) przetwarza dane poza EOG, przekazanie odbywa się na podstawie odpowiednich zabezpieczeń wymaganych RODO (m.in. standardowe klauzule umowne).

7. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

  1. prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii;
  2. prawo do sprostowania (poprawiania) danych;
  3. prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — w zakresie, w jakim nie koliduje z obowiązkami prawnymi Administratora lub jego uzasadnionym interesem;
  4. prawo do ograniczenia przetwarzania;
  5. prawo do przenoszenia danych — w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
  6. prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
  7. prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem;
  8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Realizacja praw następuje na wniosek złożony na dane kontaktowe z sekcji 1. Administrator może zweryfikować tożsamość wnioskodawcy.

8. DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH I ZAUTOMATYZOWANE DECYZJE

  1. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do skorzystania z funkcji sprawdzania dostępności, zawarcia i wykonania umowy oraz realizacji obowiązków prawnych. Niepodanie danych uniemożliwia skorzystanie z tych usług.
  2. Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 RODO.

9. PLIKI COOKIES I TECHNOLOGIE ŚLEDZĄCE

  1. Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka) — niezbędne (do prawidłowego działania Serwisu, w tym funkcji rezerwacji) oraz — o ile użytkownik wyrazi zgodę — cookies analityczne i marketingowe.
  2. Cookies niezbędne nie wymagają zgody. Cookies analityczne i marketingowe instalowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody za pośrednictwem baneru cookies.
  3. Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki oraz cofnąć zgodę. Ograniczenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z części funkcji Serwisu.

10. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

  1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych odpowiednią do zagrożeń, w tym szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), ograniczenie dostępu do danych oraz przechowywanie sekretów (np. kluczy do usług płatniczych i kalendarza) wyłącznie po stronie serwera.
  2. Dane płatnicze (numery kart) przetwarzane są przez Operatora płatności zgodnie ze standardami branżowymi; Administrator nie przechowuje pełnych danych kart.

11. ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI

  1. Administrator może aktualizować Politykę prywatności. Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą wejścia w życie.
  2. Niniejsza Polityka obowiązuje od dnia 3 sierpnia 2026.